기업에서 업무의 많은 부분은 관련 문서를 작성하고 공유하는 데서 시작됩니다. 그리고 이러한 업무 문서들에는 외부에 유출되어선 안 되는 민감한 정보가 담겨 있는 경우가 많습니다. 그래서 많은 기업들이 Fasoo Enterprise DRM(FED)로 대표되는 DRM(Digital Rights Management) 시스템을 도입하여 문서 암호화와 접근 통제를 통해 중요한 사내 정보를 보호하고 있습니다. 그러나 보안에 특화된 제품을 쓰는 만큼, DRM이 오히려 업무에 걸림돌이 되는 경우도 종종 있습니다. 문서를 외부에 공유해야 할 때가 바로 그런 순간입니다. 업무를 하다 보면 외부 협력사나 파트너에게 중요한 문서를 전달해야 하는 순간이 생기게 마련입니다. 어떤 직무는 외부 공유가 업무의 주요 부분인 경우도 많죠.
Challenge
기존의 DRM 시스템에서는 외부와 문서를 공유하는 일은 꽤 번거로운 작업을 필요로 합니다. 사용자는 문서를 공유하기 전에 먼저 권한에 따라 관리자에게 암호화 해제를 요청해야 하고, 그 요청이 승인되기까지 또 기다려야 합니다. 경우에 따라서는 임시 접근 권한을 별도로 신청해야 할 수도 있습니다. 관리자는 이 모든 요청을 일일이 검토하고 승인해야 하죠. 이 과정을 거쳐야만 사용자는 일반 문서 형태로 변환된 파일을 다운로드하고 그제야 외부 협력사의 담당자에게 메일과 같은 수단을 통해 문서를 보낼 수 있게 됩니다. 업무에 있어 외부로 문서를 공유하고 협업하는 일이 잦다면 이런 절차가 매번 반복되면서 업무 효율이 크게 떨어지게 되죠.
그리고 이 과정을 거친 문서는 최종적으로 보안이 해제된 상태로 외부에 전달됩니다. 이 방식은 사용자의 불편함뿐 아니라, 보안 담당자 입장에서도 불안한 구석이 있습니다. 승인 절차가 있긴 하지만 일단 한번 해제된 보안은 더 이상 원래 상태로 되돌릴 수 없기 때문입니다. 결국, 모두가 불편함을 겪음에도 보안마저 포기해야 하는 상황에 놓이게 됩니다.
With Wrapsody eCo
이런 문제를 해결하는 가장 좋은 방법이 바로 DRM과 Wrapsody eCo를 함께 사용하는 것입니다. Wrapsody eCo를 파수의 FED와 함께 도입했을 때 더는 복잡한 승인 절차나 암호화 해제를 거칠 필요 없이 편리하게 외부로 문서를 편리하게 공유할 수 있습니다. 자주 협업하는 협력사의 담당자의 경우 Wrapsody eCo에 초대한 다음 워크그룹에 등록하면, 별도의 이메일을 보내지 않고도 쉽게 문서와 파일 공유가 감사합니다. 상대방은 별도의 프로그램 설치 없이, 링크만 클릭하면 웹에서 문서를 바로 확인할 수 있죠. 발신자와 수신자 모두에게 편리한 방식입니다.
협업 과정이 편리해졌으니 어쩔 수 없이 보안성이 떨어졌을까요? 그렇지 않습니다. Wrapsody eCo에는 문서별로 열람 기간, 열람 횟수 제한, 다운로드 허용 여부 같은 정교한 보안 정책을 설정할 수 있습니다. 문서를 열람한 사용자가 누구인지, 언제 어떤 문서를 봤는지도 자동으로 기록되기 때문에 감사 로그 관리까지 자연스럽게 이루어집니다. 보안을 놓치지 않은 채로 업무 협업 속도는 눈에 띄게 빨라집니다.
보안, 감사, 편의성 이 세 가지를 동시에 만족시키는 Wrapsody eCo는 기존 DRM 시스템과 함께 활용할 때, 실무자와 관리자 모두의 만족도를 높여줍니다. 실무자는 이제 문서 하나 보낼 때마다 관리자에게 일일이 요청하지 않아도 되어 심리적 부담이 줄어들고, 관리자는 반복적인 승인 업무에서 벗어나 보안 해제에 대한 부담도 덜 수 있습니다. 보안을 유지하면서도 공유와 협업의 효율은 오히려 높아지는 셈이죠. 이처럼 작지만 번거로웠던 절차가 사라진 것만으로도 전체 업무 흐름이 훨씬 더 매끄러워집니다.
지금 Wrapsody eCo를 시작하세요
앞서 말했듯 DRM은 문서 보안을 위한 핵심 기술이지만, 그로 인한 불편이 업무의 효율을 저해하는 경우도 적지 않습니다. Wrapsody eCo는 이 딜레마를 해결할 수 있는 현실적인 대안입니다. 클라우드 기반으로 제공되는 Wrapsody eCo는 전사 인원이 아닌, 실제로 외부 공유가 잦은 인원수만큼만 라이선스를 구매하면 되기 때문에 도입 비용 부담도 크지 않습니다.
복잡한 절차 없이도 안전하게 협업할 수 있는 환경, 지금 Wrapsody eCo로 시작해 보세요.
